ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ในยุคปัจจุบันแม้ว่ายุคเทคโนโลยีจะก้าวหน้ามากเพียงใดแต่อย่าลืมว่า มีหนึ่งทักษะที่จำเป็นที่สุด คือ “ทักษะการสื่อสาร” เพราะมันเป็นเหมือนประตูบานแรกที่ช่วยให้เรารับสารและส่งสารได้ตรงตามที่วัตถุประสงค์ ยิ่งเราฝึกฝนก็จะยิ่งชำนาญในการสื่อสารมากยิ่งขึ้น และยิ่งเพิ่มประสิทธิภาพตามาที่เราต้องการ 

และในบทความนี้ได้รวบรวม 25 ข้อทักษะการสื่อสาร ที่ทุกคนควรจะมีติดตัวไว้ ไม่ใช่แค่การพูดเพียงเท่านั้น แต่ยังมีภาษากายอีกด้วยที่เราต้องฝึกควบคู่ไปด้วย 

1. Listen Actively – ฝึกเป็นผู้ฟังที่ตั้งใจจริง  พยายามโฟกัสที่ผู้พูดเป็นสำคัญ หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนต่าง ๆ ที่จะทำลายสมาธิระหว่างการฟัง และโชว์ให้อีกฝ่ายเห็นว่าคุณตั้งใจฟังในสิ่งที่พวกเขากำลังสื่อสารจริง ๆ

.

2. Maintain Eye Contact – การจ้องตาสำคัญมาก  การจ้องมองผู้พูด / ผู้ฟังระหว่างการสนทนานั้น เป็นการแสดงความสนใจ ให้ความสำคัญ และช่วยสร้างความมั่นใจให้กับคู่สนทนาได้ แถมยังเป็นการรักษาน้ำใจและแสดงความเคารพอีกฝ่ายด้วย

.

3. Use Open Body Language – ใช้ภาษากายประกอบ  การแสดงท่าทางประกอบระหว่างการสนทนาที่พอดี ช่วยเพิ่มเสน่ห์ให้กับผู้พูดเป็นอย่างมาก และทำให้สิ่งที่กำลังสื่อสารอยู่เห็นภาพและน่าสนใจมากยิ่งขึ้น

.

4. Be Concise & Clear – สื่อสารกระชับ และชัดเจน  การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพควรเน้นเนื้อหาที่ตรงประเด็น สั้น กระชับ และชัดเจน มากกว่าการพรรณาถึงสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง แบบนั้นจะทำให้เสียเวลากว่าจะเข้าเรื่อง และทำให้คนฟังเบื่อซะก่อน

.

5. Ask Clarifying Questions – ถามคำถามเพื่อเช็กความเข้าใจ  ไม่ว่าจะเป็นผู้พูดหรือผู้ฟัง การเลือกคำถามที่ดีและตรงประเด็น เป็นวิธีการเช็กว่าคู่สนทนาของคุณเข้าใจเนื้อหาหรือสิ่งที่ฟังอยู่มากน้อยเพียงใด

.

6. Adapt to Your Audience – ปรับเนื้อหาให้เข้ากับผู้ฟัง  ผู้ฟังแต่ละที่ แต่ละคนมีความแตกต่างกันไปตามพื้นฐานความรู้ ประสบการณ์ และบริบททางสังคม หน้าที่ของนักสื่อสารที่ดี คือการปรับแต่งเนื้อหา เพื่อสื่อสารให้เข้าถึงคนแต่ละกลุ่มอย่างเข้าใจ

.

7. Avoid Interrupting – ฟังก่อนแล้วค่อยโต้ตอบ  อย่าเพิ่งขัดระหว่างที่คู่สนทนากำลังพูดอยู่เด็ดขาด ให้พวกเขาพูดให้จบก่อน หรือรอจนกว่าพวกเขาจะเปิดโอกาสให้เราถามคำถาม แล้วจึงค่อยยกมือ หรือโต้ตอบกลับไป

.

8. Be Empathetic – มีอารมณ์ร่วมเพื่อเชื่อมต่อกับผู้ฟัง   ผู้พูดอาจเล่าถึงประสบการณ์ ปัญหาต่าง ๆ ที่อาจจะเคยพบเจอมาเหมือนกันกับผู้ฟัง และเล่ามันอย่างเข้าใจความรู้สึกของพวกเขา จะช่วย Connect ให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจกันได้ง่ายขึ้น

.

9. Practice Emotional Intelligence – ฝึกความฉลาดทางอารมณ์  ต้องควบคุมอารมณ์ความรู้สึกที่ส่งผ่านทางสีหน้า ท่าทาง หรือน้ำเสียง ขณะสนทนากับอีกฝ่าย ควรฝึกฝนให้ติดเป็นอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยให้คุณดู Professional มากขึ้น

.

10. Use Positive Language – ใช้คำพูดที่สร้างพลังบวก  ไม่ว่าจะพูดในหัวข้อ หรือเนื้อหาแบบไหนก็ตาม แนะนำให้กำหนดโทนของการเล่าด้วย “Positive Mindset” เพราะสิ่งนี้จะสะท้อนตัวตนของคุณกลับมาได้ด้วย

.

11. Give Constructive Feedback – ให้ feedback ที่สร้างสรรค์  ยิ่งให้ feedback ที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับประเด็นนั้น ๆ ได้มากเท่าไหร่ ยิ่งเป็นประโยชน์ และนำไปสู่การปรับปรุงแก้ไขทั้งในมุมของผู้พูด และผู้ฟัง

.

12. Be Open to Feedback – ใช้ feedback พัฒนาตัวเอง  อย่ากลัวที่จะได้รับ feedback ที่เป็นประโยชน์กับการพัฒนาทักษะการสื่อสารของเรา ยอมรับและมองว่า “นี่แหละคือโอกาสที่ดีที่เราจะได้พัฒนาตัวเองให้สื่อสารเก่งขึ้น”

.

13. Respect Difference Perspectives – รับความเห็นต่างได้   แม้ความคิดจะแตกต่างกัน ก็ใช่ว่าจะยอมรับฟังกันไม่ได้ซะที่ไหน หน้าที่ของนักสื่อสารที่ดีคือ เข้าใจมุมมองและความคิดเห็นของคู่สนทนา และแลกเปลี่ยนกันอย่างมีเหตุผล ไม่ใช้อารมณ์นำ

.

14. Practice Patience – ฝึกความอดทน   คู่สนทนาทุกคนไม่ได้ทำความเข้าใจกับสิ่งที่คุณสื่อสารไปได้เร็วเท่า ๆ กัน ดังนั้นต้องมี “ความอดทน” ที่จะรอให้พวกเขาประมวลผลข้อมูลก่อน อย่าเร่งรีบจนเกินไป

.

15. Avoid Jargon – ลดการใช้ศัพท์แสงเยอะ  การสื่อสารที่ทรงประสิทธิภาพ เริ่มจากภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน และลดการใช้ศัพท์ชั้นสูงที่มากเกินไป การใช้คำธรรมดา แต่วางการเล่าเรื่องได้น่าสนใจ ทำให้ผู้ฟังคล้อยตามได้มากกว่า

.

16. Be Honest – สื่อสารอย่างจริงใจ  จำไว้เสมอว่า ทุกสิ่งที่พูดต้องออกมาจากใจ มีความซื่อสัตย์ทั้งกับตัวเองและคนฟังด้วย

.

17. Tailor Your Tone & Volume – เลือกใช้น้ำเสียงหนักเบาเป็น  เลือกโทนเสียง และความหนักเบาเวลาพูดให้เหมาะสมกับสถานการณ์ และผู้ฟังที่แตกต่างกัน

.

18. Use Non-Verbal Cues Effectively – ภาษากายไปพร้อมภาษาพูด  ไม่ว่าจะเป็นสีหน้า ท่าทาง จะต้องเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับน้ำเสียงที่คุณพูดออกมา

.

19. Develop Conflict Resolution Skills – รับมือด้วยการหาทางออก ฝึกทักษะการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการสื่อสาร เพื่อลดความตึงเครียด

.

20. Show Appreciation – ขอบคุณเมื่อผู้อื่นช่วยเหลือเรา การแสดงออกด้วยคำขอบคุณ หรือสีหน้าที่รู้สึกดีั สิ่งเหล่านี้ทำให้ผู้ให้รับรู้ว่าเรายินดีกับสิ่งที่พวกเขาทำให้ เป็นการรักษา Relationship ให้แน่นแฟ้นมากขึ้น ซึ่งมีผลกับการทำงานร่วมกัน

.

21. Stay Calm Under Pressure – นิ่งสงบสยบความกดดัน การสนทนาในบางครั้งอาจมีบรรยากาศที่ตึงเครียด เช่น ประชุมกับผู้บริหาร แต่นักสื่อสารที่ดีจะต้องรู้จักนิ่งให้เป็น เย็นให้พอ รอให้ได้ และไม่ถูกกลื่นไปพร้อมกับมวลอารมณ์ ณ ขณะนั้น

.

22. Be Mindful and Timing – มีสติเพื่อสื่อสารอย่างมีสไตล์ บางครั้งสื่อสารเก่งอย่างเดียวไม่พอ ต้องมีสติและเลือกจังหวะที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสารเรื่องนั้น ๆ ด้วย เพราะเนื้อหาที่ใช่ เมื่อถูกพูดในเวลาที่ใช่ ด้วยความมั่นใจ ช่วยสร้าง impact ได้

.

23. Be Willing to Compromise – รู้จักประนีประนอมอีกหนึ่งทักษะที่ควรเรียนรู้คือ Skill การสื่อสารเพื่อเจรจาต่อรอง และหาจุดเชื่อมโยงร่วมกัน

.

24. Be Open-Minded – เปิดใจไม่หยุดพัฒนาตัวเองคนที่จะสื่อสารได้ดีนั้น ต้องเปิดใจที่จะเรียนรู้ พัฒนาตัวเอง และปรับตัวอยู่เสมอ

.

25. End Conversation on a Positive Note – สรุปจบให้ครบถ้วนสรุปประเด็นสำคัญ และทิ้งทายด้วยสิ่งที่ทั้งผู้พูดและผู้ฟังเข้าใจร่วมกัน

ขอขอบคุณข้อมูลจากเพจ Skill Lane ที่ให้ความรู้เกี่ยวกับทักษะการสื่อสารที่จำเป็นในการใช้การทำงาน ให้เป็นไปอย่างราบรื่น