งานกลุ่มหนึ่งชิ้นอาจมีทั้งคนหาข้อมูลและคนทำสไลด์ ถ้าเก็บทุกอย่างไว้ในโน้ตยาวหน้าเดียว สมาชิกต้องไล่อ่านข้อความเพื่อหาว่าใครยังทำส่วนใดอยู่ ใน Notion ลองแยกข้อมูลโครงการออกจากงานย่อยก่อน แล้วค่อยเชื่อมรายการที่เกี่ยวข้องกัน

เริ่มจากข้อมูลที่สมาชิกต้องใช้ร่วมกัน

สร้างฐานข้อมูล Projects สำหรับโครงการ และ Tasks สำหรับงานย่อย ใน Tasks ใส่ชื่องานให้ชัด พร้อมผู้รับผิดชอบ สถานะ และกำหนดส่ง ใช้ช่องข้อมูลที่มีชนิดตรงกับสิ่งที่จะบันทึก เช่น Date สำหรับวันที่ แทนการพิมพ์กำหนดส่งไว้ในชื่ออย่างเดียว

หากต้องการเอกสารประกอบภาษาอังกฤษ คู่มือจัดพื้นที่ทำงานใน Notion ของ NotionSolutions มีบทเรียนเกี่ยวกับฐานข้อมูล เลือกอ่านเฉพาะส่วนที่กลุ่มจะใช้ก่อน ยังไม่จำเป็นต้องเพิ่มสูตรหรือระบบอัตโนมัติเมื่อรายการงานพื้นฐานยังไม่ครบ

เชื่อมงานกับโครงการให้ถูกหน้า

เพิ่ม property ชนิด Relation ใน Tasks ให้เชื่อมกับ Projects แล้วเลือกหน้าโครงการที่งานนั้นสังกัด ชื่อคล้ายกันไม่ได้แปลว่าเป็นหน้าเดียวกัน จึงควรเปิดหน้าที่เลือกตรวจสักครั้ง หากงานหนึ่งอยู่ได้เพียงโครงการเดียว ให้พิจารณาจำกัด relation ไว้ที่หนึ่งหน้า

Relation ระหว่างฐานข้อมูลต่างกันเริ่มต้นได้แบบทางเดียว ถ้าต้องการดูรายการงานจากฝั่ง Projects ด้วย ให้เปิดตัวเลือกแสดง relation ในฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องและตั้งชื่อช่องฝั่งนั้นให้เข้าใจตรงกัน บทเรียน เชื่อมฐานข้อมูลและสรุปค่าด้วย relation กับ rollup ใน Notion อธิบายความต่างระหว่างช่องที่เชื่อมหน้าและช่องที่คำนวณจากข้อมูลซึ่งเชื่อมไว้

ตรวจข้อมูลต้นทางก่อนเชื่อค่าที่สรุป

เมื่อ Projects มี relation กลับมาที่ Tasks แล้ว จึงเพิ่ม Rollup เลือก relation นั้น เลือก property ต้นทาง และเลือกวิธีคำนวณให้ตรงคำถาม เช่น ใช้ชื่อรายการกับ Count all เพื่อนับงานที่เชื่อมไว้ การนับนี้บอกจำนวนงาน ไม่ได้บอกว่างานทั้งหมดเสร็จแล้ว

ตัวอย่างสมมติ โครงการหนึ่งเชื่อมกับงาน “รวบรวมแหล่งข้อมูล” และ “ทำสไลด์” ค่าที่นับควรเป็นสองรายการ ถ้าจำนวนไม่ตรง ให้ตรวจว่างานทั้งสองเลือกโครงการเดียวกันหรือยังมีรายการอื่นเชื่อมค้างอยู่ ทดลองด้วยข้อมูลเล็กชุดนี้ก่อนย้ายงานจริงทั้งรายวิชาเข้าระบบ

การกรองมุมมอง Tasks ให้เห็นเฉพาะงานที่ยังไม่เสร็จ ไม่ได้เปลี่ยนรายการใน relation โดยอัตโนมัติ อย่าอ่านค่า rollup ว่าเป็นจำนวนงานค้างเพียงเพราะกำลังเปิดมุมมองที่กรองไว้ หากต้องการสรุปตามสถานะ ต้องออกแบบข้อมูลและวิธีคำนวณให้ตรงเงื่อนไขนั้นต่างหาก

ให้เพื่อนตรวจจากบัญชีของตัวเอง

ส่งลิงก์ให้สมาชิกเปิดตรวจทั้งหน้าโครงการและงานที่เชื่อมไว้ การสร้าง relation ไม่ใช่การให้สิทธิ์เข้าถึงหน้า หากเพื่อนเปิดไม่ได้ ให้เจ้าของพื้นที่ตรวจสิทธิ์ตามที่กลุ่มตกลงกัน และเก็บข้อมูลส่วนตัวที่ไม่จำเป็นออกจากฐานข้อมูลร่วม ก่อนส่งงานให้อาจารย์ ให้ตรวจด้วยว่ารูปแบบการส่งและสิทธิ์อ่านตรงตามโจทย์ของรายวิชา